Планирование команды на проектах

 
 
Оглавление
 
 
Роли и обязанности

Весь процесс планирования построен на распределении обязанностей между участниками. Проектный руководитель делает заказ на выполнение определенной работы, указывая в какой роли ему требуются люди. Заказ приходит в соответствующий отдел, для которого определена роль. Линейный руководитель этого отдела получает заказ автоматически и определяет людей на проекты. Роли это статический справочник привязанный к отделу, который создается линейным руководителем, но роли могут менять HR или администраторы.

Для того чтобы система функционировала правильно, необходимо чтобы у участников проекта была выставлена недельная норма работы, в противном случае будет взята стандартная за основу и подсвечена ошибка. Выставляется эта норма в "Изменениях условий работы" профиля сотрудника. Права на это имеют как правило админы, HR, линейные руководители.

 
Откуда берутся роли на проектах

Роли заводит линейный руководитель, далее когда проектный руководитель подбирает роль, он использует уже существующий справочник ролей либо отфильтровав по отделу, либо через глобальный поиск. Однако к этому функционалу есть доступ у ряда других людей, например: у администраторов и HR.

Чтобы иметь возможность менять, редактировать роли. Вам необходимо иметь доступ к отделу, зайдя на соответствующий отдел, перейдите в "Проектные роли" и можете редактировать роли или добавлять, как показано на картинке.

 
Содержание проекта

Проект ведет его руководитель. У Руководителя проектов есть страница "Мои проекты", где он может обнаружить все проекты, которые числятся за ним.

Необходимо корректно заполнять поля по проекту. Наиболее критичными для общего планирования являются: название, краткое обозначение, цвета названия и фона. Они отображаются в виде пиктограммы в списке и также будут видны в "таблице занятости", с которой в основном работает линейный руководитель. Еще важнейшим показателем проекта является приоритет, который выставляет "Директор" или "Главный HR". Этим параметром руководствуется ресурсный менеджер при распределении людей по проектам.

Код проекта и точность плана служат для формирования планового отчета по месяцам. Код нужен для связки с системой учета сотрудников. В этой системе формируется фактически потраченное время сотрудником на работы. Для сравнения с плановыми показателями используется "точность", указываемая в процентах. Если разница превышает этот процент то цифры в отчете будут подкрашиваться красным цветом.

Тип активности определяет категорию, в которой можно будет найти проект. Статус проект нужен для фильтрации. В ряде случаев не получится выбрать проект, который имеет статус "В архиве (закрыт)". Остальные поля нужны для собственных пометок, например, чтобы не забыть своего тимлида или вести историю переименований проектов.

 
Создание и ведение работ на проекте

Работа на проекте является единицей протяженности, на которую можно привлечь сотрудника или целую команду для ее решения в поставленный срок. Сложность определяется средними человеко-часами. Это количество часов за которое сделает эту работу разработчик среднего уровня.

Чтобы создать работу вам необходимо обладать соответствующими правами, которые есть у руководителя проекта. Руководитель проекта заходит в раздел "Мои проекты" выбирает интересующий его проект, далее заходи в раздел "все работы".

Одна работа может относится только к одному отделу. Если вам например надо сделать прототип и для этого надо делать Backend и Frontend, то вам надо создать две работы. У каждой работы есть индикация загруженности. Когда работа только создана, она равна 0%, кроме того на экране списка работ отображаются определенные часы. Это те часы на которые назначены исполнители линейным руководителем. Если людей на проекте совсем нет или переизбыток то индикатор имеет цвет близкий к красному. Если определенность совпадает с ожидаемой оценкой от проектного менеджера то цвет ближе к зеленому настолько, насколько точнее совпадение.

Теперь разберем подробнее создание работы. Необходимо придумать название работы, например "спринт № 13", если вы знаете роль специалиста, то можете ее начать вводить и из подгруженного списка надо выбрать необходимую. Отдел заполнится автоматически. Если вы не имеете представление о направлении специалистов, но знаете в каком отделе они обитают, выбирайте сначала отдел, затем список ролей будет ограничен только этим отделом. Версия и релиз являются необязательными полями, они как пометки служат для понимания, в какой версии эта работа задействована.

Наиважнейшим для работы являются сроки: старт и финиш, которые задаются обязательно. Остается задать протяженность работы (ее сложность), как говорилось ранее она задается в человеко-часах. Детализация протяженности каждой работы выбирается менеджером индивидуально. Например там где господствует Scrum каждая работа может иметь протяженность в 40-80 часов, то есть под каждый отдельный спринт создается отдельная работа. Там где разработка подразумевает годовой контракт на территории внешней компании, можно создавать продолжительность на год. Если менеджер знает сколько ему потребуется человек на данный срок, он может воспользоваться калькулятором на той же форме ввода введя предварительно в процентах количество человек. Бывает что ему нужен на поддержку пол человека, значит можно задать 50%. Далее нажимается кнопка калькулятора и поле человека-часов заполняется автоматически. В идеальном мире проектный менеджер не должен знать сколько и каких людей ему нужно, поэтому он отдает свою работу на оценку линейному руководителю, и тот возвращает уже человеко-часов средних, а в последствии определяет уровень и количество исполнителей. В данном случае поле "% занятости" заполнять нет нужды, он требуется только для расчетов ожидаемых человеко-часов.

Статус работы необходим для автоматической переброски работы в отделы или снятия с отделов. "Активная стадия" подразумевает необходимость в исполнителях прямо сейчас. "Закрыта" подразумевает снятие работы с отдела, по причине готовности ли отмены работы. Остальные статусы являются вспомогательными для понимания менеджера когда эти работы должны быть выполнены.

При заполнении работ крайне желательно писать в комментариях содержание этих работ.

 
Определение исполнителей

Как было описано выше, все работы, заведенные проектным руководителем, автоматически попадают под поле зрения линейного руководителя, правда если статус отличен от "Закрыт" и "Планируется". Как линейный руководитель, так и сотрудники его отдела могут открыть "Занятость" и там увидят полную картину занятости отдела: кто в какие дни работает на каком проекте. Данную таблицу так же могут видеть HR, директора и все те, кому доступен раздел отделов.

В обычном режиме правая панель скрыта, при нажатии на кнопку портфеля она открывается со списком доступных работ для данного отдела, выбрав соответствующую работу линейный руководитель тем самым освободит себя от заполнения нескольких полей при определении нагрузки для сотрудников. Кроме того у него перед глазами будет индикация загруженности работ, доступная проектному руководителю. По этому индикатору легко ориентироваться при добавлении сотрудников на проект.

Кликнув на сотрудника система переведет вас в его профиль. Вы так же можете выбрать период отображения таблицы: год и месяц. В iOS приложении можно выбрать год. Кликнув на ячейку соответствующей дате и сотруднику вы увидите детали занятости этого сотрудника на указанную дату.

Из экрана деталей занятости можно создать новую активность при наличии прав на данную операцию, нажав на плюс. Можно отредактировать нажав на ячейку (не на пиктограмму проекта) активности. Если нажмете на пиктограмме проекта то система вас перенесет в детали данного проекта. Нас будет интересовать создание/редактирование активности.

Итак, если вы не воспользовались выбором работы из правой панели, при создании новой активности вам придется заполнить такие поля как "Проект" и "Работа" именно в таком порядке. Поле "Тип активности" необходимо для фильтрации работ. Например если вы хотите отметить болезнь сотрудника в заданный период, вам необходимо выбрать значение "Вне работы", и тогда вам откроются проекты связанные с отсутствием сотрудника на рабочем месте. Работы так же фильтруются заданным проектом.

Поля "Дата начала" и "Работник" заполняются автоматически из деталей занятости, но вы все равно имеете возможность их отредактировать при необходимости и наличии соответствующих прав. Все что вам необходимо, это определиться с длительностью занятости. Для этого в вашем распоряжении 3 способа:

  • через конечную дату: когда сотрудник должен быть закреплен на определенные дни, вне зависимости сколько часов он реально сможет проработать на проекте. Используется чаще всего для отпусков или на дополнительных проектах, которые уходят на поддержку
  • через указание человеко-часов: самый правильный способ, он гарантирует высокую точность соответствия планов факту. Собственно это обычная разработка в активной стадии.
  • через задание дней: способ аналогичен заданию человека-часов, но есть нюанс в перерасчете в ставках - когда задаешь днями, то для полуставочника это будет всего один день, если часами 8 часов разойдутся на 2 дня. Такой способ задания полезен например, если человек берет отгул или приболел. Он связан скорее с корректировками планов, нежели с их обозначением в будущем.

При создании активности есть еще 3 ньанса, которые вносят коррективы в планах: Соотношение занятости, использование переработок, блокирующая задача. Они влияют на алгоритм расчета окончания работы, если существуют наложение активностей разных работ у одного человека. На рисунке ниже будет показано как эти нюансы можно разглядеть прямо в табличке. Наиболее полный пример у Разработчикова Валентина на 19 июля:

Рассмотрим нюансы:

  • Занятость в % формирует соотношение времени, которое тратиться на данный проект относительно други. Если параллельно исполняются 2 проекта в соотношении 100% каждый, не переживайте - сотрудник не скопытиться. Его нормальная нагрузка будет перераспределена поровну, как будто 50/50. И в деталях это будет так же зафиксировано. Если задать 25% и не иметь второго проекта, то один единственный проект пересчитается как на 100% занятости.
  • Использовать переработки дает возможность выйти за пределы дневной нормы человеку, позволяет поработать над проектом сверхурочно. Если нужно работать над тем же проектом, то данная активность все равно создается дополнительно и идет параллельно основной. При этом процент занятости является соотношением того сколько сверх-часов будет выработано в день относительно его дневной нормы.
  • Задача блокирует подразумевает снятие других активностей пока данная не будет завершена. Данный механизм используется для смещения запланированных работ в связи с уходом в отпуск или болезнью сотрудника. Иногда он используется на каком нибудь срочном исправлении ошибок, когда сотрудника просят снять с других проектов. Данный механизм очень полезен в корректировках планов как оперативных, так и запланированных. При наложении блокирующих задач, алгоритм их расположит в очередь в порядке - кто первый тот и прав.

Кроме подсвечивания этих нюансов на графике иконками, можно найти словесные формулировки в деталях. На примере выше и ниже указаны всевозможные варианты нюансов.

Кроме указания нюансов на графике и в деталях активностей есть еще ошибки. Они подсвечиваются восклицательным знаком. Их всего несколько видов, самая распространенная ошибка - отсутствие недельной нормы. К примеру человек уволился, соответственно данную активность следует обрезать до момента появления этой ошибки.

 
Отчеты по проектам

На реальных проектах можно настроить интеграцию с системами учета времени и получать данные о фактическом списывании времени на проекте. Это время можно сравнивать с двумя показателями планового времени: норма часов и определенных для сотрудника часов. Последнее служит оперативным плановым временем. Расхождение подсвечивается красным цветом, как описывалось выше, при наличии "Точности в %".

Для формирования отчета можно выбирать годовой период и группировку, если она требуется: по отделам или по ролям. Группировка может помочь для детализации затрат, и позволяет выяснить в какой части проекта больше несется затрат.

Сравнивать норму с остальными показателями у сотрудника имеет смысл, если сотрудник приурочен к проекту, в противном случае, работая на нескольких проектах его месячная норма будет расходится на все проекты, и тут уже важно какое соотношении затрат идет. Поэтому сравнивают, как правило, плановое время, которое определено линейным руководителем и фактическое время, которое фиксирует сам исполнитель.

Группировки выделяются зелеными цветами и у них цифры несколько иные: за норму считается то, сколько ожидает увидеть проектный менеджер в загрузке, за план считаются часы, определенные линейным руководителем ну а факт - неизменно часы, списанными исполнителями.

Получается что норма - это очень грубый план, план - это оперативно подправляемое планирование, а факт - действительное затраченное время. Соответственно если цифра подцвечена красным, значит она не удовлетворяет в точности именно той цифре, которая находится ниже уровнем. То есть норма сравнивается с планом, план с фактом. Соответственно план никогда красным не станет, а вот план и факт запросто.

 
 
Компания Альтарикс
2018г.
Altarix